会社のデータ管理でお困りの方へ。Dropbox Businessはリモートワークじゃなくても導入検討の価値あり

Dropbox

みなさんはオフィスで日々増えるデジタルデータの管理や共有はどうしてますか?
各個人に任せていてパソコンが壊れたらアウトとか共有のPCや外付けハードディスクに保存している程度の会社も多いのではないでしょうか。少し進んだところだとNAS(社内ネットワーク上のハードディスク)で外部からも接続できるように運用しているケースもありますが大前提として機械は壊れるものですし、セキュリティ面の不安やコスト、社内に詳しい担当がいないなど悩まれてる方は多いのではないでしょうか。

弊社ではDropboxをファイルサーバといて活用しています。個人でお使いの方も多く、使い勝手のよいメジャーなクラウドストレージですね。

なぜ?クラウドストレージのDropboxを選んだのか?

弊社はリモートワークの形態をとっているのが一番の理由です。
一般的なオフィスのようにサーバの近くにいって作業するというケースがなく、働く場所を限定しませんのでどこからでもファイルを保存・共有出来る環境が必要です。もちろんPCだけではなくスマートフォンなどモバイルデバイスからもです。
前述のようにNASを置いて外部からもアクセス出来るようにする事も考えましたが、それを管理する人の地理的制約が出来たり負荷増えるのでやめました。

あと、何より通常のフォルダと同様に扱える手軽さがDropboxはすばらしいです。

ビジネスユースには「Dropbox Business」そのスペックや機能は?

個人で使う無料版ではさすがに容量やセキュリティ等、組織運営上不安もありますので、有料版かつビジネスユースの「Dropbox Business」を使っています。

アクセス権や監視など管理者機能、バージョン履歴・復元などができ、安価なStandardでも2Tの容量が使えて1ユーザー¥1,250/月。
組織形態に合わせてコースを選択すれば良いと思います。

セキュリティ面は大丈夫?

保存したデータは256ビットのAES暗号化されており、通信もSSL対応。
操作のログも残り、もちろん管理作業自体もネット経由(ブラウザ)で可能です。
使用するユーザ個々のログイン情報管理等リテラシーは必要ですがそれはこのご時世何のサービス使っても同じですよね。

クラウドサービスというだけで不安と言う方少なくないのですが、例えば社内担当が他の業務をしながら経年劣化や災害で壊れる可能性がある機械を管理するのと、世界でサービス展開している専門の会社とどちらが安全でしょうか。

便利な機能「スマートシンク」は神

通常のフォルダと同様に扱える手軽さの反面、クラウドにあるデータと同期している為に自分のローカル(PCのハードディスク)の容量も圧迫されてしまうのが懸念でした。
「Dropbox Business」には「スマートシンク」いう機能があり、右クリックの操作で簡単にクラウドのみかローカルにも置くか選択できます。これは本当に便利。自分に関係なかったり終了したプロジェクトやバックアップなどはクラウドのみにしています。

まとめ

その他機能を挙げるとキリがないですが、とにかく機械の管理から開放された事が一番大きいです。
弊社のようなリモートワークの会社じゃなくてもコスト面や業務効率化などかなりメリットあると思います。その他顧客管理やタスク管理などクラウドサービスは使いまくりなので追々紹介して行きたいと思います。


こちらもフォローお願いします